« Kõik uudised

Kuidas korraldada konkurssi ürituse korraldamiseks?

01. aprill 2016

10 sammu konkursi korraldamiseks

Siit leiad vajalikud juhised, kuidas korraldada konkursi kõige otstarbekamalt ja arvestades kõiki osapooli. Näpunäidete eesmärgiks on muuta konkursi ülesehitust arusaadavamaks ning lihtsamaks tööprotsessiks nii tellijale kui ka ideekavandi loojale.
1. SAMM: Eeltöö on vajalik, uuri agentuuride tausta!
Kui oled otsustanud konkursi abil agentuuri otsida, siis vali välja max 4–5 agentuuri, keda konkursile kutsuda. Võid helistada väljavalitud agentuuridele ning uurida, kas nad on konkursil osalemisest huvitatud.
NB! Kindlasti ei ole mõistlik konkursile kutsuda 20 agentuuri. Kõigi 20 laekunud töö läbivaatamine on väga ajamahukas ega ole kindlasti mõistlik.
2. SAMM: Pane kokku asjatundlik žürii.
Määra konkursile projektijuht, kes kogu protsessi kontrollib ja juhib.
Hindamiskriteeriume kirjeldades mõtle kindlasti sellele, et žürii töös osaleksid vajaliku kvalifikatsiooniga isikud. Näiteks digiagentuuridelt tellitakse tihti projekte, kus oleks oluline, et kaasatud oleksid turunduse, disaini ja tarkvara-arenduse spetsialistid. Ka kõige lihtsama kodulehe pakkumise sobivuste hindamine ei ole ainult IT-juhi või turundusjuhi pädevuses.
NB! Juhul kui sul ei ole oma organisatsioonis vajaliku kvalifikatsiooniga isikuid, siis soovitame julgelt pöörduda Eesti Turunduskommunikatsiooni Agentuuride Liidu poole. Meie oskame soovitada spetsialiste, kes oleksid nõus žürii töös osalema.
3. SAMM: Koosta konkursi kutse ja pane kirja lähteülesanne.
Konkursile kutsumiseks tuleb sul koostada konkursi kutse ja konkursi lähteülesanne. Mida täpsemalt ja põhjalikumalt need koostad, seda vähem on konkursi osas võimalikke hilisemaid vaidlusi ja seda asjakohasemad on agentuuride pakkumised.
Enne agentuuri esindajatega kohtumist tuleks teha korralik kodutöö ning mõelda järgmistele küsimustele:
Miks me seda teeme? Küsimusele vastamine annab meile teada, millist „probleemi“ me lahendama läheme. Peame leidma kampaania/ürituse eesmärgi – tuvastama osalejate/sihtrühma vajadused.
Nii et defineeri ära „PROBLEEM” ja mõtle läbi, mis on selle tegevuse „EESMÄRK”.
Keda me üritame mõjutada? Kellega me räägime, mida me neist teame? Sihtgrupi suhtumine hetkel, soovitud sihtgrupi suhtumine/muutus selle tegevusega kokkupuutumise järel
Kuidas kavatseme neid mõjutada? See küsimus saab vastuse tegelikus rakendamise staadiumis, kus toimub reaalne planeerimine ja kampaaniaks/ürituseks ettevalmistumine. Ürituse puhul on siiski eelnevalt vaja teada ürituse formaati ja osalejate arvu.
Millal kavatseme neid mõjutada?
Kui palju? Tellijana peaksid kindlasti eelnevalt läbi mõtlema, kui palju oled sa valmis investeerima, kui palju on sul selleks raha
Milline on sinu toode/teenus? Kirjelda lähemalt oma toodet või teenust, nende omadusi jne
Millisel turul tegutsed, milline on turuosa?
Kes on sinu konkurendid?
Praktikas tuleb ette olukordi, kus ettevõttel lasub kohustus korraldada x aja tagant uus konkurss. Kutse saadetakse olemasolevale partnerile ning lisaks kaasatakse veel mõned agentuurid. Partneragentuur on eelistatud seisus, kuna on väga hästi kursis konkursikorraldaja taustaga. Selleks et konkursil osalejatele vähegi võrdsemaid tingimusi anda, soovitame pärast briifide väljasaatmist korraldada ühine kohtumine. Kindlasti on neid, kes ütlevad, et agentuurid ei taha ühise laua taga küsimusi esitada, kuna need võivad anda konkurentidele vihjeid selle kohta, millises suunas strateegiat mõeldakse. Soovitame korraldajal siiski debriifing teha ning anda kõigile võimalikult palju taustainfot.
Väga palju on diskuteeritud teemadel, et kas konkursil osalemised tuleks tasustada. Vastus on kindel JAH! Soovitame kõigile, kes planeerivad konkurssi korraldada, määrata konkursil osalemise tasu, et tagada parimate agentuuride/inimeste osalemine. Agentuurid ei hoia konkursside jaoks palgal vaba meeskonda. See aeg võetakse olemasolevate klientide ja vaba aja arvelt. Agentuurid investeerivad konkurssidel osalemisel meeskonna peale kokku keskmiselt 50–80 töötundi. Ajakulu võib olla isegi suurem – on olnud konkursse, kus on kulutatud ka 100 + tundi. Riigihangete puhul lisandub veel mahukas bürokraatia.
Arvestades agentuuri keskmist tunnihinda ja konkursi ettevalmistamise mahuks 80 h, on agentuuri kuluks konkursi pakkumuse kokkupanemisel 5600–7200 €.
Igal juhul ei soovita me osalemistasu alla 1000 €.
NB! Austa tulevasi koostööpartnereid ja saada hankekutsed välja reede õhtu asemel esmaspäeva hommikul. Kui seda tehakse reede õhtul, siis läheb agentuuridel  kaduma juba  kaks väärtuslikku kalendripäeva. Praktika näitab, et suuremahulisi hankeid korraldatakse siis, kui agentuuridel on kõige kiirem aeg ning iga ettevalmistuseks planeeritud päev on arvel.
4. SAMM: Kirjelda hindamise kriteeriumid.
Kirjelda kutses kriteeriumid, mille alusel võitja valitakse. Kindlasti ei soovita me kasutada pakkumise hindamisel ainult hinda. Kasuta hindamisel mitmeid erinevaid kriteeriume, hinna osakaal ei tohiks olla suurem kui 30%.
Praktikas on korraldatud konkurssi ka kahes voorus, millest esimeses voorus esitatakse agentuuri tutvustus ja konkursi ülesande lahendus. Hinnatakse loovlahenduste atraktiivsust ning loomingulisust, strateegilise kontseptsiooni põhjendatust ja selgust ning pakkuja ja projektijuhi professionaalsust.
Hinnapakkumus esitatakse alles teises voorus. Mõlema vooru koondtulemuste põhjal kuulutatakse välja konkursi võitja.
Suhtu ettevaatlikkusega odavama hinnaga pakkumistesse. Odavam hind võib tähendada seda, et ettevõtja ei tasu ausalt makse või on tegemist ristsubsideerimisega. Näiteks kui hindamise aluseks on võetud tunnihinnad ning samas on lepingu ühe osana tegemist ka muu teenuse ostuga. Pakkumises näidatakse 1 € tunnihinda ning ristsubsideeritakse 100% teise teenuse komisjonitasuga.
NB! Ära lähtu hindamisel ainult odavamast hinnast, võta arvesse ka muid olulisi aspekte.
Kasuta näiteks konkursi ülesande lahenduste hindamisel järgmiseid hindamiskriteeriume:
• 80% – turunduskommunikatsiooni strateegilise kontseptsiooni kirjeldus, sh strateegilise kontseptsiooni põhjendatus ja selgus, loovlahenduste atraktiivsus ja loomingulisus
• 20% – pakkuja ja projektijuhi professionaalsus, sh varasemad pakkuja loodud müügi- ja mainekampaaniate lühitutvustused, projektijuhi kliendiportfell, projektijuhi staaž ja kogemused
II voorus võid lähtuda järgmistest hindamiskriteeriumitest:
• 70% – I vooru tulemused
• 30% – pakkuja teenuste hind
5. SAMM: Pane kutsesse kirja ajagraafik planeeritud tegevuste kohta.
Pane kirja planeeritud tegevused ja kuupäevad. See lihtsustab oluliselt agentuuride tööd ning aitab aega planeerida. Jäta agentuuridele aega ka täiendava informatsiooni küsimiseks.
6. SAMM: Märgi konkursi kutses mõistlikud tähtajad.
Kutse saatmisel peaksid arvestama, et agentuurid ei hoia konkursside jaoks palgal vaba meeskonda, vaid aega võetakse olemasolevate klientide ja vaba aja arvelt. Tähtaeg peab olema seatud piisavalt pikk, et agentuuridel oleks piisavalt aega ideekonkursi tingimustega tutvuda ning omapoolsed dokumendid koostada. Liiga lühike aeg tekitab tarbetut stressi.
NB! Konkursi toimumisest peaks agentuure võimaluse korral teavitama minimaalselt 2 nädalat, mahukamate projektide korral 3–4 nädalat ette.
7. SAMM: Mõtle hästi läbi, kuidas korraldad tööde esitlemise ja hindamise.
Lepi kokku kohtumine oma meeskonnaga (žürii liikmed) ning rääkige läbi konkursi korralduslik pool. Saada eelnevalt laekunud pakkumised/ideed žürii liikmetele hindamiseks.
Kasuta konkursitööde hindamisel hindamislehte, kuhu märgid kõik tingimused, mida tuleb hinnata. Kasuta näiteks 5-pallisüsteemi ja määra osakaalud. Igale tingimusele tuleks määrata protsentuaalne osakaal maksimaalsest võimalikust punktisummast.
Žüriiliikmed hindavad igat tingimust punktiga, punktid liidetakse ning lõpuks tekib maksimaalne punktisumma.
Iga pakkumise hindamise võid teha koos žüriiga pärast igat esitlust.
8. SAMM: Kutsu väljavalitud agentuurid oma ideid esitlema.
Planeeri kindlasti konkursi ajagraafikusse kohtumised agentuuridega.
Kutsu agentuuridega kohtumisele kõik otsustajad/žürii liikmed selleks, et vältida hilisemaid arusaamatusi.
Lepi iga agentuuriga kokku tema töö esitlusaeg. Planeeri igaks kohtumiseks max 2 h aega, 1,5 h planeeri agentuurile töö esitlemiseks ja 30 minutit võid jätta žüriile arutluseks.
Anna agentuurile kindlasti teada, mida planeerid järgmiseks ning mis aja jooksul sündmus aset leiab.
9. SAMM:
Kui oled partneri välja valinud, tuleks sul järgmiseks sõlmida koostööleping. Fikseeri sõlmitavas lepingus kindlasti ka autoriõiguse või muude sellesarnaste õiguste üleandmise küsimused, mis ei tohiks olla agentuurile halvemad kui kutse dokumentides kirjas.
10. SAMM:
Agentuuri valik on tehtud ning leping sõlmitud, palju õnne!

Hea partner tähendab aastateks sujuvat ja vastastikku energiat andvat koostööd.

Lola Tehver, tegevjuht
ETKAL,